Alzi la mano chi da qualche tempo a questa parte ha iniziato a odiare la propria casella di posta elettronica.
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La inbox: quel deposito virtuale che se amministrato male tende a riempirsi a dismisura, col risultato che a volte riesci a collezionare tutte le notifiche Facebook del 2008 e lasci scomparire nel nulla certificati irriproducibili e mail di lavoro fondamentali per la tua carriera. E alcune volte capita addirittura che il tuo account venga semplicemente azzerato, come è successo ieri a 35mila utenti di Gmail.
Non so la vostra, ma la mia inbox (una delle tre) conta più di 15mila missive non lette…E a quanto pare non è un problema solo mio. Una ricerca del Radicati Group rivela che, nonostante la diffusione di canali alternativi come i social network, il numero di account email continua a crescere a vista d'occhio.
Le stime pronosticano che dai 3 miliardi di account mondiali che contiamo oggi, si arriverà 3,8 miliardi nel 2014. Questa crescita interesserà particolarmente gli account di lavoro, che guadagneranno terreno rispetto a quelli privati. Considerando che tra i giovani lavoratori under 25 si registra una sempre maggiore tendenza a usare la mail personale per questioni lavorative, l'amalgama indistricabile di mail irrilevanti e missive importanti che porta il 26% degli americani ad affermare di sentirsi sopraffare dalle mail è destinato a peggiorare.
Nell'attesa di valutare il potenziale delle social-mail come Facebook Messaggi, Wired.it è andato a esplorare cinque modi per snellire, potenziare e assicurare un futuro florido alla cara vecchia posta elettronica.
Email con data di scadenza
“ Questa mail si autodistruggerà nel giro di un paio di mesi”. Immaginate di leggere questa frase in calce a un messaggio email. Nell'ambito delle Ict lo si immagina da almeno 10 anni ma ancora non si è riusciti a introdurre con successo una tecnologia che consenta di dare alle email una data di scadenza. Ci ha provato Microsoft Outlook, nella versione 2010, ma era una funzionalità che non poteva essere applicata fuori dall'ambito aziendale. Ora ci ritenta Joshua Baer, Ceo di Other Inbox, proponendo che l'autodistruzione a orologeria diventi uno standard per alcuni classi di email, per esempio quelle pubblicitarie: “ una cosa simile potrebbe tornare utile per le offerte limitate. E sarebbe anche ottimo per le notizie del giorno, le newsletter settimanali e così via”. Baer ha creato un forum di discussione apposito dove specialisti del settore in questi giorni si stanno interrogando su come trasformare questo tipo di approccio in realtà.
Tool per snellire gli account
Se quello che ti preme è sfoltire quella montagna di email che ogni giorno si gonfia nella tua inbox, esistono già tool utili, anche se non risolutivi, che ti possono dare una mano.
Per esempio Kevin Rose, fondatore di Digg, che propone di spostare l'approccio minimalista di Twitter e Sms alle mail. Se ognuno di noi, dice Rose, utilizzasse un massimo di 3 frasi per ogni email, si risparmierebbe molto più tempo sia a scriverle che a leggerle. Per fortuna, la soluzione di Rose non si ferma alle tre frasi. La sua ricetta per risolvere dal basso il problema mail è: creare un filtro Vip in cui far defluire tutta la posta proveniente da mittenti importanti; aggiungere in calce la frase sent from my iPhone (nessuno si lamenterà di risposte stringate); utilizzare un indirizzo alternativo apposta per operazioni rischiose (iscrizione a siti non certificati). Il sistema Priority Inbox di Gmail, per esempio, ti consente di allestire uno spartiacque tra mail di scarsa rilevanza e mail importanti, creando una sorta di casella di posta prioritaria dove raccogliere tutte le missive più importanti. Il sistema decide quali mail sono importanti a seconda delle mail che leggi, quelle a cui rispondi e dei voti che dai alla tua corrispondenza. Tuttavia non c'è modo di capire con quale criterio Gmail decide quali mail siano importanti, e non è possibile creare ulteriori ramificazioni per differenziare le mail prioritarie. Una funzionalità simile è invece garantita da Other Inbox che, oltre a scansionare il tuo account in cerca delle mail da sfrondare, lo riorganizza automaticamente in cartelle come Social Networking, News, Business etc. Il tool è interessante e altamente personalizzabile, ma per ora è disponibile solo per Yahoo! e Gmail.
Tool per dare più poteri al tuo account
Con la diffusione degli smartphone, e man mano che sempre più utenti leggono e inviano mail tramite telefonino, proliferano anche le app dedicate a potenziare il proprio account email. C'è Rapportive, che crea un ponte tra il tuo account Gmail e i tuoi profili nei social network mostrando i dati social di ogni tuo corrispondente, direttamente nella tua inbox. FollowUp.Cc invece fornisce un metodo semplice per abbinare a ogni messaggio una data di invio posticipata, o una data di reinvio (magari per riproporre un messaggio per ricordare un evento) o anche semplicemente per utilizzare il proprio account come un promemoria digitale. Basta inserire nel campo Cc (o in quello Bcc se si vuole tenere nascosto) un apposita istruzione ( 1week@followup.cc, 2hourse@followup.cc) e il tool provvede ad archiviare il messaggio e a mandarne una copia nel momento desiderato. Altre app, come Posterous, permettono invece di aggiornare profili e postare interventi su un blog utilizzando direttamente la mail.
Nuove soluzioni anti-spam
Più volte dato per sconfitto, il problema dello spam è invece ancora attualissimo. Si calcola che l' 85% delle email ricevute oggi siano spam (dati Symantec). Per questo è importante mantenersi il più possibile aggiornati sui nuovi tool anti-spam. Nuove versioni freeware vengono pubblicate a ritmo continuo, e si trovano anche buoni strumenti, come per esempio Spamihilator. In ambito aziendale c'è chi comincia a dotare le proprie mail del marchio di autenticazione Domain Keys Identified Mail, minimizzare la possibilità che i propri messaggi vengano cestinati come spam. È interessante inoltre citare la curiosa soluzione proposta da Hotmail: creare 5 account per ogni utente, in modo da utilizzarne solo uno per operazioni importanti e altri quattro sacrificabili per altre operazioni.
Modificare il nostro approccio alle e-mail
C'è chi invece di software e nuove tecnologie, crede che il problema degli account ipertrofici si possa risolvere modificando il nostro comportamento.Per esempio Kevin Rose, fondatore di Digg, che propone di spostare l'approccio minimalista di Twitter e Sms alle mail. Se ognuno di noi, dice Rose, utilizzasse un massimo di 3 frasi per ogni email, si risparmierebbe molto più tempo sia a scriverle che a leggerle. Per fortuna, la soluzione di Rose non si ferma alle tre frasi. La sua ricetta per risolvere dal basso il problema mail è: creare un filtro Vip in cui far defluire tutta la posta proveniente da mittenti importanti; aggiungere in calce la frase sent from my iPhone (nessuno si lamenterà di risposte stringate); utilizzare un indirizzo alternativo apposta per operazioni rischiose (iscrizione a siti non certificati).
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Fonte: Tiscali
